21. května 2020

Dlouhodobý home-office má svá úskalí. Jak přimět tým, aby fungoval z domova?

Jsme svědky boření různých mýtů, mimo jiné i toho o větší efektivitě práce z domova. Ukazuje se, že home-office snižuje výkonnost pracovníků – údaje z různých zdrojů se rozcházejí v tom, zda o desetinu nebo o třetinu.

Nebyli jsme připravení na home-office

Na home-office se rázem přesunuly celé týmy bez ohledu na to, zda je jejich činnost pro tento způsob práce vhodná. Část lidí na to jednoduše nebyla zvyklá ani vybavená – technicky, komunikačně, zkušenostmi. Lidem chybí potřebné zázemí, doma většinou nemají klidný pracovní kout, musejí skloubit práci s fungováním zbytku domácnosti, často i s výukou dětí.

Mnohé firmy proto pro své zaměstnance připravily webináře nebo jiné návodné materiály, v nichž naleznou rady, jak účelněji pracovat z domova – vytvořit si pracovní kout, plánovat činnosti či spolupracovat.

Musíme měnit způsob komunikace

Týmová práce vzdálených spolupracovníků vyžaduje komunikaci, která se výrazně liší od spolupráce na jednom pracovišti. Lidé, kteří jsou zvyklí chodit ke stolu kolegy nebo odchytit ho v kuchyňce a využít příležitost k hovoru o pracovních záležitostech, se při práci z domova ocitají v problémech.

Proto je důležité vybavit pracovníky účelnými nástroji pro komunikaci a spolupráci, ale podat jim pomocnou ruku i v tom, jak účelně řešit problémy.

Neumíme společně plánovat a sdílet dílčí výsledky

Při práci z domova lidé často nesdílejí plány práce se svými spolupracovníky. Většinou také není stanovena jednotná pracovní doba, členové týmu mohou být dostupní v rozdílných hodinách, včetně méně tradičních časů během nocí a víkendů. Tak vznikají konflikty v plánování, které narušují činnost celého kolektivu.

Proto je nutné vytvořit jasné a stručné normy pro spolupráci týmů. Dobrou praxí je naplánovat týdenní on-line konference nebo videokonference a vytvořit týmová fóra pro komunikaci užších skupin, které spolupracují na jednom úkolu. Samozřejmostí je využití cloudových aplikací a platforem pro sdílení, aby jednotliví lidé neztratili orientaci v postupu práce ostatních.

Brzdí nás technologické problémy

Práce z domova klade vyšší požadavky na počítačové dovednosti zaměstnanců, což při nuceném přesunu na home-office bolestivě pocítilo mnoho firem. To, že někteří členové týmu tráví mnoho času řešením technických problémů nebo jsou odříznutí od komunikace se svými spolupracovníky, výrazně snižuje produktivitu.

V krizové situaci nezbylo, než poskytnout maximální podporu, ať už v podobě zapůjčení či pořízení potřebné techniky a programového vybavení pracovníkům, kteří to potřebují, anebo poskytnutí poradenství lidem, kteří si s technikou tolik nerozumějí. Na další případné krize by se ale firmy měly připravit tak, že své zaměstnance proškolí jak v technických znalostech, tak v účelném plánování a time-managementu.

Nejsou jasně stanovené cíle

K dosažení co nejproduktivnější spolupráce je nutné jednoznačně stanovit cíle, jimž musí každý člen týmu porozumět a vědět, jaká je jeho úloha. Je důležité klást důraz na zodpovědnost jednotlivých lidí, nezbytnou podmínkou je i stanovení termínů pro splnění dílčích úkolů.

Práce ve stanoveném časovém rámci je konkrétní proaktivní způsob, jak podpořit motivaci, proto je nezbytné, aby manažeři pravidelně sledovali činnost týmu, ať už se jedná o pravidelnou kontrolu cílů nebo videohovory se shrnutím realizovaných činností.

Schází nám osobní kontakt

Kontakt „tváří v tvář“ s kolegy nejen snižuje pocit fyzické vzdálenosti, ale vytváří méně izolované pracovní prostředí, které motivuje zaměstnance k většímu zapojení. Osobní komunikace je nenahraditelnou součástí firemní kultury, a proto je vhodné realizovat týmové schůzky formou videokonference.

Šéfové týmů by také neměli zapomínat na neformální komunikaci, osvěžit například on-line porady neformální otázkou. Některé firmy dokonce pořádají virtuální happy hours, kdy si mohou kolegové vynahradit neformální „pokec u kafe“.